POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN

NIT: 890.985.250-0

Domicilio: Calle 41 No. 57-30

Teléfono: (57) 4 2625500

Correo electrónico: info@filarmed.org

Página web: http:www.filarmed.org

 

  1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

 

En cumplimiento de lo dispuesto por la normatividad vigente en Colombia sobre la Protección y el Tratamiento de los Datos Personales, contenida en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Circular No 002 del 3 de Noviembre de 2015 de la SIC, los Artículos 15 y 20 de La Constitución Política de Colombia y y a las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen; La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN ha establecido las políticas y procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos personales gestionados por su personal, en desarrollo del objeto social de la corporación, de los contratos de trabajo suscritos con sus trabajadores, del mantenimiento de vínculos comerciales y del cumplimiento de órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas.

Esta Política aplica para la información de personas naturales y jurídicas; empleados, clientes, proveedores, contratistas, agentes comerciales y personas en proceso de selección, que tenga la corporación en sus bases de datos, físicas o por medio digital para el desarrollo de sus actividades y que sean objeto de tratamiento por la misma. La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN, solo recolecta datos personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad.

No aplica para bases de datos con información personal que no va a rotar o circular, que no se vaya a transferir o publicar. Tampoco para datos relacionados con el registro civil de las personas, ni para bases de datos de contenido público, como las que registran las cámaras de comercio.

  1. DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

  • Dato personal: cualquier información que se encuentre en una base de datos, vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que pueda asociarse a una persona natural o jurídica.
  • Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, así como las personas jurídicas cuando los datos de las personas naturales que la conforman se vean involucrados.
  • Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
  • Transferencia de datos: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión de datos: Implica la comunicación de los datos personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  • El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

 

  1. FINALIDAD

 

En desarrollo de su objeto social, de los contratos de trabajo suscritos con sus trabajadores, del mantenimiento de vínculos comerciales y del cumplimiento de órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas, La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN podrá dar tratamiento a los datos personales para:

  • Informar sobre eventos de interés para el titular.
  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el titular.
  • Informar sobre cambios en eventos o servicios.
  • Evaluar la calidad de eventos o servicios.
  • Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales.
  • Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
  • Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales a terceros encargados para fines relacionados con la operación de La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN, incluida la selección de personal.
  • Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.
  • Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

 

  1. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

  • Finalidad: El personal autorizado por la corporación recolectará solo los datos personales que sean pertinentes y adecuados, todos con una finalidad; la cual debe informar al titular, así como el uso específico que se le dará a los mismos.
  • Libertad: Los datos personales no podrán ser recolectados ni divulgados sin previa autorización o consentimiento de manera expresa por el titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Veracidad: Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; por lo que se deben recolectar datos veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
  • Transparencia: La corporación debe garantizar al titular el derecho de obtener información acerca de la existencia de los datos personales que le conciernan, por medio del Responsable o del encargado del tratamiento de datos personales.
  • Acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones de la ley y la constitución, solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales excepto aquellos que sean públicos, no estarán disponibles en internet ni otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • Seguridad: La información sujeta a tratamiento se debe manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los datos; evitando su pérdida, adulteración, consulta o uso no autorizado o fraudulento.
  • Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales, están obligadas a garantizar la reserva de la información, aún finalizada la labor o la contratación en la cual deba manejarlos. Podrán suministrar o comunicar datos personales solo en el desarrollo de actividades autorizadas en la ley.
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  2. DERECHOS Y DEBERES

 

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (eventos en los cuales no es necesaria la autorización, numeral 5.1.1).
  • Ser informado por La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento

La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN tendrá los siguientes deberes:

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  • Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
  • Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
  • Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  • LA CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

  1. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR DE LOS DATOS

 

Al momento de efectuar la recolección del dato personal, la CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN solicitará al Titular autorización para el tratamiento de sus datos personales, indicando la finalidad por la cual la corporación requiere la autorización y el tiempo para hacer uso de ella. La autorización se obtendrá por medios técnicos automatizados, por medio escrito u oral (grabado) de forma que permitan conservar prueba accesible de la misma y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013 que permita concluir de forma razonable que se otorgó la autorización por el Titular.  En los procesos de selección de personal, el simple envío de su hoja de vida es una conducta inequívoca que nos permite concluir que el Titular nos otorga la autorización para el tratamiento de sus datos personales. En caso de que esta información se deba transmitir a terceros o venga de terceros como el caso de la EST (empresa de servicios temporales), tanto la CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN como la EST deberá obtener la autorización para dicha transmisión y/o para cualquiera otra finalidad diferente a participar en el proceso de selección.

En todo caso dicha autorización puede ser revocada por el Titular, excepto cuando hay con éste una relación laboral o contractual.

 

  1. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377

Para Titulares que suministraron su datos personales antes de la vigencia de la Ley 1581 de 2013, y para aquellos que por razones de antigüedad en las bases de datos, distancia geográfica, inexactitud o desactualización de sus datos, e inactividad o terminación de las relaciones comerciales y/o contractuales con la CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN, y por ende la corporación no pueda obtener dicha autorización, ésta hará uso de los mecanismos alternos que determina el decreto 1377 en el artículo 10 numeral 3, para dar a conocer la presente política y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de la corporación.

  1. AVISO DE PRIVACIDAD

La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN publicará el aviso de privacidad en el cual se comunica a los Titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página http://www.filarmed.com y del correo.tratamientodedatos@filarmed.com.

  1. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

  1. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES.

La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN ha designado como encargados por el manejo de los datos personales y el cumplimiento de esta política a Juan Carlos García Posada, quien ejecutará el tratamiento de los datos personales de los Titulares y garantizarán la seguridad de la información. Estaremos atentos para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los Titulares a través del correo electrónico; y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales.

  • Consultas: Los Titulares podrán consultar la información personal que es objeto de tratamiento por La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN, así como las condiciones, generalidades y la finalidad por la que se está efectuando dicho tratamiento. Para ello los Titulares harán la solicitud a través del correo antes mencionado, la corporación dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no sea posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al Titular el motivo de la demora y se indicará una fecha en que se atenderá su solicitud, plazo que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Reclamos: El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o este procedimiento, podrá presentar un reclamo ante La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN, el cual será tramitado así:
  • El Titular formula la solicitud dirigida a La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN a través del correo, con su número de identificación, la descripción de los hechos o datos personales que dan lugar al reclamo, su dirección o cualquier otro medio para recibir respuesta, y los documentos que sustenten la reclamación. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredita que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Rectificación y actualización: Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
  • Supresión: La supresión de datos personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el Titular, a través del correo. No obstante lo cual, La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN podrá negarse a la misma cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • Revocatoria de la autorización: Los titulares de los datos personales pueden revocar la autorización concedida en cualquier momento, exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una disposición legal o contractual. En todo caso, el Titular deberá indicar en su solicitud si se trata de una revocatoria total o parcial, esto último cuando sólo quiera eliminarse alguna de las finalidades para la cual se autorizó el tratamiento, escenario en el que el Titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar a través del correo.

Si vencido el término legal respectivo, La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales aplicará esta política y ejecutará los procedimientos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

Solo por orden de autoridad competente, se podrán usar, transmitir o transferir los datos personales de los empleados, previa evaluación de la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales. Cuando La CORPORACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE MEDELLÍN contrate procesos de selección de personal con terceros, la información recibida en transferencia se almacenará con niveles y medidas de seguridad altas, dada la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, se almacenarán los datos personales del empleado retirado en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, dada la posibilidad  de que la información laboral pueda contener datos sensibles. Salvo autorización previa y escrita por parte del Titular del dato personal, está prohibido transmitir o ceder dicha información.

 

  1.  TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

 

En concordancia con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los exigidos por la Ley 1581 de 2012.

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

  • Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia
  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable
  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular
  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

 

  1.  FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales fue creada el día 27 de junio de 2017 y entra en vigencia a partir del día 01 de julio de 2017. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: https://www.filarmed.org